Kunskapshantering – varför?

Dokumentation är något som vi utvecklare ofta ser som något negativt och inte sällan prioriterar ner till att icke göra listan. I vattenfall liknande projekt så lägger man ofta dokumentationen sist och dokumenterar vanligen endast den färdiga produkten. Resan dit finns då inte med i någon dokumentation och varför man kom fram till lösningar försvinner då i tomma intet.  För mig som värderar spårbarhet och erfarenhetsåtervinning så känns det som man går miste om väldigt mycket om man inte kontinuerligt dokumenterar på ett sätt som växer med lösningen.

Organisationer med hög personalrotation skulle tjäna mycket på att utvärdera metoder för kunskapshantering och kanske tillsätta roller för att administrera och styra processerna för att säkerställa att kunskapen blir till visdom och inte bara blir data som ligger. Intellektuellt kapital kan bli till strukturkapital som går att omsätta till direkt nytta, men det krävs en del omställningar och processarbete vilket kanske prioriteras bort till förmån för något mer greppbart. Kunskapshantering händer inte av sig själv och om det inte finns processer som hanterar dessa flöden i organisationen så kanske man går miste om värdefull insikt och förbättringspotential.

För många år sedan arbetade jag som MIS (Management Information Systems) utvecklare att jobbade med att skapa olika rapporter och beslutsunderlag. Uppdraget var då att omvandla data till ett format som beslutsfattare kunde värdera och använda som underlag i beslutsprocessen. Mina rapporter var endast skapade från data och den långa vägen för att omvandla data till underlag var till stor del manuell och krävde en hel del från organisationen. Dessa manuella processer gick inte att skynda på och krävde specifika personers input. En mer mogen process skulle förfina och förbättra genom att hela tiden söka bättringar i varje led och sträva efter att ta bort alla onödiga moment. För att fatta rätt och bra beslut så tycker jag även att man skall försöka hämta input från så många personer som möjlig som har något att tillföra. Den kollektiva erfarenheten brukar alltid vara bättre än den enskilda individens.

Att en organisation satsar stort på CRM system är idag självklart, men hur är det med att lägga samma kraft och energi på att förstå hur man gör saker och varför man fattar vissa beslut och hur kunskap söks och tillförs till organisationen är inte lika moget.  Det finns idag många bra verktyg för att hantera kunskap och erfarenhetsåtervinning genom att alla kan samarbeta kring information och kompetens blir mer tillgängligt, kontinuerligt växande, demokratiskt värderad information kan erhållas utan att det tar mer tid i anspråk, man kan arbeta smartare inte nödvändigtvis mer och få många positiva synergier bara genom att våga lita på sina anställdas kompetens.