All posts in Team Collaboration

En vanlig definition är att kunskap är att veta eller känna till något, en annan definition lyder att kunskap är sann, välgrundad övertygelse och ytterligare en annan definition är att kunskap är inlärd teoretisk förmåga att förstå, återge och tillämpa information och idéer. Det finns med stor säkerhet fler definitioner och tolkningar kring kunskap och blickar vi framåt in i nästa decennium så tror jag vi kommer uppdatera våra uppslagsverk med en bredare definition kring kunskap för att även inkludera kunskap baserad på kollektiv intelligens och artificiell intelligens.

I vår föränderliga värld så är ”kunskap” något vi tidigt lär oss att man ”måste” ha för att överleva och få ett bra liv. Mängden information runt oss ökar lavinartat och vi ignorerar ofta att kunskap är färskvara för människor. Halveringstiden för kunskap är väldigt kort, men med hjälp av digitala uppfinningar och högteknologiska maskiner så kan vi se på ”kunskap” med helt nya ögon.

The real voyage of discovery consists, not in seeking new landscapes, but in having new eyes

– Marcel Proust

Under hösten så presenterade Microsoft mängder av nya teknologier som avsevärt förbättrar organisationers förmåga att samarbeta och utvinna värdefulla insikter och kunskap från nya och redan existerande källor. Med nya spännande ord som Fluid Framework och Project Cortex så utlovar Microsoft en mycket spännande vision av framtiden. En vision där värdefull kunskap kan utvinnas ur data och information med kontinuerligt förbättrad artificiell intelligens. Genom att samarbeta i realtid med samma information oavsett kontext och dokumentformat kan vi enklare kan få en enda gemensam sanning – Single source of truth (SSOT).

Vad är Project Cortex?

Project Cortex använder avancerad artificiell intelligens (AI) för att leverera insikter och utnyttjar kollektiv ”kunskap” för att automatiskt organisera innehåll och innovativa upplevelser genom ämneskort, intranätssidor och kunskapsbanker i vanliga Office verktyg som Outlook och Teams. Project Cortex använder AI för att analysera innehåll från team och system, identifierar innehållstyper, extraherar viktig information och organiserar automatiskt innehåll i ämnen som projekt, produkter, processer och kunder. Som sedan skapar ett kunskapsnätverk baserat på förhållanden mellan ämnen, innehåll och människor.

Se mer kring Project Cortex på ALMBoK.com

Vad är Fluid Framework?

Fluid Framework är ny teknik och uppsättningar av upplevelser som gör samarbete sömlöst genom att bryta ner hinder mellan olika applikationer.  Stödjer samarbete för flera personer att samtidigt samarbeta direkt på webben och/eller innehåll inne i ett redan existerande dokument. Ramverket bygger på en komponentbaserad modell som gör det möjligt för skaparen att konstruera generiskt innehåll och använda komponenten i olika applikationer. Ändringar sker samtidigt på alla instanser där komponenten används. Detta möjliggör för nya sätt att samarbeta och säkerställer att information alltid är uppdaterad med senaste innehållet och ger även utrymme för digitala intelligenta agenter att arbeta tillsammans med människor.

Se mer kring Fluid Framework på ALMBoK.com

Vad är ALMBoK.com?

Application Lifecycle Management Body of Knowledge (ALMBoK) är en kunskapsbank kring livscykelhantering av applikationer och digitala produkter. Ambitionen är att strukturera insikter kring affärs- och mjukvaruutvecklingsmetoder, verktyg och processer längs hela livscykeln från vaggan till graven. ALMBok.com är helt gratis och utan reklamintäkter, men med möjlighet att stödjas som Patreon.

ALMBoK.com länkar samman information från flera platser på internet, exempelvis Wikipedia och Youtube för att skapa en snabb och ren översikt på kunskapsområden och för att referera till mer djupgående information kring produkter, metoder och externa länkar. Några heta kunskapsområden inkluderar:

Om du skulle vilja hjälpa till att utveckla ALMBoK.com med nya kunskapsområden så kontakta gärna mig direkt på Linkedin eller gå med i LinkedIn gruppen – https://www.linkedin.com/groups/6668160/



SharePoint Spaces möjliggör så att du kan se ditt företagets digitala innehåll i en blandad verklighet (mixed reality) direkt på intranätet. Detta öppnar upp för en ny epok av smarta digitala arbetsplatser med tät integration mellan 3D och artificiell intelligens (AI).

Med SharePoint Spaces kan vanliga användare skapa och visa 3D-innehåll och 360-graders video direkt i webbläsaren. Användare kan även ta på sig på ett headset för att visualisera information och med stöd av handkontroller interagera med innehåll från flera vinklar. Nya möjligheter för medarbetare att interagera med objekt som kan vara för många, för stora eller för dynamiska för att uppleva i den verkliga världen eller i en tvådimensionell miljö blir nu tillgängligt direkt på intranätet.

Företag kan skapa fördjupade virtuella världar för visning av data och dokument direkt i SharePoint. Helt klart ett välkommet tillägg till den smarta digitala arbetsplatsen baserat på Microsoft 365.

Det finns just nu möjlighet att ansöka om tidig tillgång till SharePoint Spaces – Early Access Program

För mer information om SharePoint Spaces – https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2018/05/21/sharepoint-innovations-transform-content-collaboration-with-mixed-reality-and-ai/

 


Skandinaviens största event kring projektledning, ”Passion for Projects”, genomfördes nyligen på Svenska Mässan i Göteborg. Det handlar om passion, inte bara om passion för projekt utan även passion för förändring, utveckling och lösningar – det handlar om leverans av förändring och transformation…

 

Läs hela inlägget här:

https://www.netrelations.com/sv/inspiration/blogg/highlights-fran-passion-for-projects-2018/

 


SharePoint! När jag nämner detta ord är det med spänning jag inväntar reaktion… detta för att det finns starka känslor kring vilken upplevelse man har haft i samband med SharePoint. Reaktionen kan ha en närmast traumatisk återkoppling och andra reagerar euforiskt över tillfället att berätta om alla framgångssagor… varför har det blivit så och hur ser SharePoint ut idag?

SharePoint har en lång historia av att vara en ledande plattform för att bygga intranät och hantera företagsrelaterat innehåll. Enligt Nielsen Norman Group’s Top 10 intranets så är 70-80% av topp 10 intranäteten byggda på SharePoint. Det verkar dock inte lika vanligt att man skryter med det, nästan tvärt om och det händer att kunder frågar om man kan få det att se ut som något annat än ”SharePoint”.

Det klassiska (Classic) SharePoint lanserades redan 2002 och har genomgått flera upplyft genom åren. Eftersom det finns många olika lösningar av varierande kvalitet och flera olika versioner så är det nästan omöjligt att fullt förstå hur användare har mottagit lösningen. Microsoft behövde fatta ett beslut: översyn av den åldrande produkten, eller se SharePoint dö en långsam och smärtsam död. Resultatet fick vi se i fjol med införandet av den nya ”moderna” SharePoint upplevelsen (Modern).

På kort tid så har Microsoft lyckats koordinera flera parallella initiativ på flera olika nivåer och resultatet pratar för sig själv om man vill se efter. Några av de saker jag tycker sticker ut med detta nya tänkt kring SharePoint och Office 365:

  • Tilltalande sidor, listor och bibliotek – både för redaktörer och konsumenter av innehåll, påminner inte det alls om klassiska SharePoint
  • Responsivitet – Det är inte längre en fråga om sidorna fungerar på mobiltelefoner
  • Hastighet – Större del av koden körs på klienten, moderna webdelar och smartare indexeringsfunktioner
  • SharePoint Framework (SPfX) – Helt ny utvecklarupplevelse med nya moderna verktyg och process
  • Office 365 – bra integration till andra moduler (Outlook, Planner, Forms m.fl.) och nya grupper i Office 365 för att hantera användare och rättigheter
  • Hubbsidor – En platt struktur istället för mängder med undersidor, gemensamma funktioner och navigering
  • Flow – Automation och arbetsflöden som fungerar även utanför SharePoint, kan exporteras och utvecklas vidare som Azure Logic Apps
  • Teams – nytt samarbetssätt med allt som behövs i samma kontext
  • Agile/DevOps – nya kvalitetssäkrade funktioner snabbare, mer öppenhet och transparens

Enligt Gartner så är nu SharePoint rankad #1 på förmågan att exekvera innehållstjänster.

According to Gartner, “Content services platforms are the next stage of enterprise content management, representing a shift from self-contained systems and repositories to open services.” To truly deliver on the promise of content services, you must balance manageability with ease of use to unlock productivity gains around your critical business information.

Jag kan inte göra annat än att hålla med och hoppas att fler användare kan tänka sig ge SharePoint en ny chans. Kontakta gärna din favorit expert och boka in en demo på det nya moderna tänket kring SharePoint/Office365 och framtidens digitala arbetsplats.

:=)

 


I årets State of DevOps rapport så finns det med ett mycket intressant inlägg kring transformativt ledarskap (tranformational leadership). Bra ledarskap påverkar direkt teamets förmåga att leverera och detta bör ske genom agila och lean principer för maximal effekt.

Vad är då transformativt ledarskap?

Transformativt ledarskap är en modell där ledare inspirerar och motiverar anhängare för att uppnå högre prestanda genom att förankra sunda värderingar och målmedvetenhet, vilket underlättar omfattande organisationsförändringar. Dessa ledare uppmuntrar sina team att arbeta mot ett gemensamt mål genom sin vision, värderingar, kommunikation, exempel-inställning och deras uppenbara omsorg för sina efterföljares personliga behov.

Det som jag tycker är extra intressant med artikeln är just vilka karaktäristika egenskaper som effektiva ledare har för att genomföra transformeringar. Ledarna är ju mycket riktigt de som sätter tonen i organisationen och befäster önskade kulturella normer.

  • Vision. Har ett tydligt begrepp om var organisationen går och var den ska vara om fem år.
  • Inspirerande kommunikation. Kommunicerar på ett sätt som inspirerar och motiverar, även i en osäker eller föränderlig miljö.
  • Intellektuell stimulans. Utmaningar som följer efter att tänka på problem på nya sätt.
  • Stödjande ledarskap. Påvisar vård och hänsyn till efterföljarnas personliga behov och känslor.
  • Personligt erkännande. Säkerställer att mål och förbättringar av arbetskvaliteten uppnås. Ger personligen komplimanger till andra när de gör enastående arbete.

Men det är inte ledarens transformationsegenskaper som ensamt möjliggör transformeringen, utan det beror även på en lämplig arkitektur, god teknisk praxis, användning av agila/lean management principer. Bra ledare hjälper bygga högpresterande teams. Vidare så belyser artikeln en tydlig korrelation mellan transformationsledarskap och högpresterande teams. Analysen fann också att transformationsledarskapet är starkt korrelerat med Net Promoter Score (NPS).

State of DevOps har även andra bra artiklar, bland annat om Lean product management, så om du inte redan har hämtat hem rapporten så rekommenderar jag att hämta hem och läsa igenom… mycket nöje :)

 

 


Årligen så genomför PMI en global undersökning kring projekt-, program- och portföljhantering för att fånga stora trender inom projektledning. I år 2015 ligger fokus på kunskapshantering, riskhantering, agilitet och förmågan att mäta framgång.

Det finns mycket intressant i årets undersökning och PMI framhäver att ledande organisationer fokuserar på att utveckla en kultur och ett gemensamt mindset kring projekthantering. Tydliga strategier för kunskapsöverföring och projektprocesser som ligger i linje med organisationsstrategier är gemensamt för framgångsrika organisationer.

Se vad som skiljer högpresterande organisationer från övriga i PMI infographic nedan.

Taking a Pulse

Taking a Pulse

Att många av de frågade inte fullt ut förstår nyttan av projektledningsfunktionen ger ju en del förbättringspotential att jobba vidare med.

Så här skriver PMI kring projektledning och agilitet (Capturing the Value of Project Management Through Organizational Agility):

Project management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements. Agile allows teams to deliver projects piece by piece and make rapid adjustments as needed. Agile is not done in place of managing a project. Rather, it is frequently introduced as a way to speed up the phases of a project.

Smart organizations realize that using agile techniques, such as Scrum or DevOps, is not the only—or even the best—indicator of an organization’s speed or flexibility. In fact, the most agile organizations are more likely to use several different project management approaches, including agile/incremental/iterative project management practices (65 percent), Lean (55 percent), Waterfall (48 percent), and Extreme (37 percent).

Kanske är det just blandningen av projektprocesser och dålig kunskapshantering som leder till att många inte förstår nyttan med funktionen. Organisationer som lyckas blanda rätt mix av godbitar och med stor kunskap kring projekt är markant mer framgångsrika. Tydliga karaktärsdrag av Samarbete, Kommunikation och Flexibilitet leder till bättre projektresultat.

To become agile, organizations will need to make changes in how they work by establishing a framework around strategy, culture, leadership, people, and process.

För mer information och gratis nerladdning av rapporter och videos från Pulse of the Profession se http://www.pmi.org/pulse


En gång för länge länge sedan (som många sagor börjar) så fick två fotografer i uppdrag att ta klassfoton på alla klasser i en skola där elever skulle stå i längdordning från den kortaste till den längsta. Den första fotografen samlade in data från varje elev, sorterade efter ordning och bad sedan varje enskild elev ställa in sig efter ordningen. Den andra fotografen bad eleverna att själva ställa sig i ordning och litade fullt på att eleverna själva kunde lösa uppgiften. Gissa vilken fotograf som fick mest gjort, blev mest omtyckt och fångade de bästa bilderna?

Denna bildliga beskrivning är tyvärr inte så ovanlig som man gärna vill tro. Genom att ”våga” lita på människor så skapar man förtroende och trivsel.

Inom IT världen så förändras saker väldigt fort, vi är vana vid förändring i vår bransch. Vi behöver utvecklas konstant och vi drar snabbt nytta av nya tillskott. Som konsult så tar jag med mina erfarenheter och mitt anpassningsbara sinne in i olika organisationer där förändringsvanan kan variera en hel del. Vissa branscher är mer mogna och där är förändringar små och sällsynta, men i andra branscher kan kontinuerliga förändringar vara nyckeln till framgång. Vi ser ett allt mer växande behov av IT och fördelarna blir att större i takt med att IT blir mer moget.

Integration är något vi pratar om mycket inom IT branschen idag, det handlar om integration av applikationer, system och människorna. Hur vi söker och sprider kunskap och insikter hanteras idag till stor del av IT, vi behöver inte fysiskt röra på oss lika mycket tack vare IT tjänster. Industrialismen tillhör ett annat decennium och miljön mår bättre om vi inte behöver flyttas oss över hela staden, fram och tillbaka varje dag. Vi har fått fler valmöjligheter och kan anpassa vår vardag bättre idag, mycket tack vare IT.

Fördelarna med att väva in IT in i alla skikt av verksamheten börjar bli tydlig för våra ledare, men insikten och strategin för att nå fram till målen verkar vara grumligare. För lyckad IT-integration är det är centralt att ”våga” lita på människor och uppmana till förändringar.

Den åldrade föreställning att IT är något av en svartkonst som endast de invigda kan hantera är på väg att bli historia, som en bra historia som börjar med en gång för länge länge sedan…

 


Tittar man på ett historiskt perspektiv kring systemutveckling så ser man att det har hänt mycket kring antalet roller och verktyg som är involverade under hela livscykeln. Mängden kommunikationsvägar  har samtidigt ökat radikalt, det är betydligt fler specialister med i utvecklingsprojekten än tidigare och det blir därmed svårare att avläsa status då det behövs aggregeras data från fler källor än tidigare.

kommunikationsvägar systemutveckling alm

Det är kanske inte så ovanlig att specialister vill ha de bästa verktygen för just den specialiseringen man nischat in sig på, som exempel så vill ju gärna testproffs använda sig av Test Management verktyg och programmerare vill ju gärna ha effektiva källkodshanteringssystem. Börjar man lista dessa specialist system så blir det snart en gedigen lista och det är inte alltid så lätt att få dessa system att kommunicera med varandra utan manuell handpåläggning.

Det finns en formel för att räka ut hur många kommunikationsvägar som finns givet antalet kommunikatörer, formeln är n*(n-1)/2 och används ofta inom projektledning för att räkan på hur många kommunikationsvägar som måste hanteras. Som exempel så kan vi tänka att ett systemutvecklingsprojekt består av 10 personer så blir kommunikationsvägarna mellan dessa 10*9/2=45, alltså kan kommunikationen färdas på 45 olika vägar.

Denna formel går även att applicera på verktyg som systemutvecklare behöver använda för att bedriva effektiv systemutveckling. Om vi tänker oss att det finns 10 olika verktyg för systemutveckling (så som verktyg för programmering, källkodshantering, dokumentation, rapportering, krav, test, arkitektur, tidsrapportering, bygghantering och drifthantering) då blir även detta 45 olika vägar som information kan tänkas behöva flyta för att få effektivitet i flödet. Enligt min erfarenhet så är det inte så många organisationer som lägger samma vikt vid denna typ av kommunikationsvägar som i projekten, men det borde man för det minimerar waste (se Lean) och förbättrar kvalitet på resultatet. Detta argument är centralt i ALM (Application Lifcecycle Management) verktyg, där fokus är att länka samman alla verktyg och underlätta för hela systemutvecklingsflödet både mellan människor i sociala relationer och mellan verktyg och informationsflöden däremellan.

Är man ansvarig projektledare för ett större systemutvecklingsprojekt och får den vanliga frågan ”Hur går det?” så blir ju svaret ofta ett konsultsvar – Det beror på…
Det är ju så många olika saker som väger in och det är ofta svårt att få insikt om hur det faktiskt går vid en given tidpunkt och ibland kan det faktiskt vara så illa att man inte ens har möjligheten att införskaffa sig insikt då det är för många kommunikationsvägar som saknas eller inte är kompatibla.

 
Vi vill ju ofta arbeta mer agilt och i många kortare iterationer vilket är bra då man efter varje cykel kan avgöra om man behöver ändra riktning. För att denna process skall fungera optimalt så behöver även verktygen samspela effektivt över hela applikationen så det inte uppstår köbildning i någon instans där informationsflödet kan komma ur synk. Genom att samordna verktyg och processer för att aktivt hantera alla kommunikationsvägar över hela applikationslivscykeln så faciliteters även de sociala kommunikationsvägarna.


Det pratas en hel del om vikten av en aktiv systemförvaltning och det forskas en hel del kring just detta i Sverige idag. Det verkar dock som det är stora skillnader på hur man internationellt ser på system- och applikationsförvaltning gentemot de populära svenska modellerna som t. ex. pm3 (www.pm3.se).

Den stora internationella draken inom systemförvaltning heter ITIL (www.itil-officialsite.com) och är ett ramverk som har många godbitar, men har sitt ursprung av mer tekniska och infrastrukturrelaterade tankegångar. Bara att försöka översätta ordet systemförvaltning till engelska är ju svårt, ord som System/Application Management, Software Maintainance, och IT Governance känns inte som det matchar det svenska ordet vidare bra. De moderna förvaltningsmodeller som vi ser i Sverige idag är mer samspelade med verksamheten och är mer i linje med de agila tankegångarna från systemutvecklingsprojekt.

Systemförvaltning utgör runt 80 procent av den totala kostnaden över en applikationslivscykel.

 

applikationslivscykel

Jag har försökt visualisera detta genom att måla upp en Applikationslivscykel ovan med de tre vanliga huvudkomponenterna Ledning, Systemutveckling, Systemförvaltning baserat på ALM (Application Lifecycle Management).

Enligt Pareto principen (80-20 regeln) så skapar ju 20 procent av orsakerna 80 procent av verkan, vilket även verkar stämma in på applikationslivscykler. Svensk forskning visar att genom att ha en bra ordning på systemförvaltningen så kan man få 20-40 procent högre avkastning på investeringen, vilket är riktigt tunga argument att lyfta fram, inte minst mot systemutvecklingsprojekten så det produceras förvaltningsbara resultat.

Den kanske mest kritiska fasen i hela livscykeln är när det utvecklade resultatet skall omvandlas till nytta för verksamheten. Jag kallar detta område för överlämningsarenan på skissen ovan. Det är här som projektledaren byter namn till förvaltningsledare och systemutveckling går över till systemförvaltning. Även det idag så populär uttrycket DevOps har sin kärna i dessa trakter, när utveckling (Development) möter förvaltning och drift (Operations), sammanfogas till ett ord DevOps. Vissa organisationer inser att det minst kostsamma sättet att lösa en bugg är att låta den som skapade den även lösa den, så man låter utvecklare få följa med en bra bit in i förvaltning. Det är heller inte helt ovanligt att man driver nya uppdrag i förvaltningen, en så kallad aktiv förvaltning som även har budget för vidareutveckling för att möta framtiden på ett bra sätt.

Kunskapsöverföring över hela livscykeln är en springande punkt för mig, att säkerställa att transaktionstiden blir så kort som möjligt för utveckling, förvaltning och användare i form av konsumtion av dokumentation och insikt på bästa sätt över hela livscykeln. Det finns mycket att läsa från universitet runt om i landet och många forum och dialoger kring aktiv systemförvaltning. Jag tycker de svenska forskningen kring systemförvaltning är en förebild som andra mer internationella modeller borde kunna lära sig mycket från.


Varje gång man är ute och surfar så bemöts man av många olika val, en sida har många olika länkar som man kan välja att följa upp för att se vad som finns bakom den, lite som spelkort som ligger på blackjackbordet så funderar man på vad det kan tänkas finnas där bakom länken och om man får blackjack om det är rätt värde på andra sidan kortet.

Microsofts nya moderna gränssnitt ser direkt ut som kort som lockar med aggregerad data för att intressera mig för att klicka på just det kortet för att påbörja en ändlös resa med val av personligt lockande kort. Utvecklat under namnet Metro för att fungera i en stressad miljö med tydlig och lättnavigerad design för personer som är i farten.

Kanske är det så att kreativa designers och marknadsförare har insett att om man bygger upp en design kring kort så blir det lättare för våra hjärnor att fatta rätt beslut vilket kort vi skall vända på härnäst. Läste en bra artikel kring hur kort design är framtiden för webben – http://insideintercom.io/why-cards-are-the-future-of-the-web/.

För några dagar sedan var jag var och lunchade med en god vän som pratade varmt om en bok han nyligen läst – The Shallows: How the Internet Is Changing the Way We Think, Read and Remember (http://www.amazon.com/The-Shallows-Internet-Changing-Remember/dp/1848872275/). Några av kommentarerna för boken lyder:

  • Heavy use of Google has neurological consequences.
  • As we come to rely on computers to understand the world, it is our own intelligence that flattens into artificial intelligence.
  • Brain study show that reading is NOT a passive exercise. The reader becomes the book. Do you want to become your browser?

Om alla våra val blir simplifierade och aggregerade åt oss kan man ju verkligen undra vart vårt eget kritiska tänkande tar vägen. Hur kan man granska ett digitalt aggregerat urval i ett välbekant format av ett proffsigt designat kort? Jag tror nog det finns mycket mer att lära kring hur vi kan designa våra framtida kort till att inte uppmuntra oss att tänka kort (-siktigt).