All posts in Team Collaboration


SharePoint Spaces möjliggör så att du kan se ditt företagets digitala innehåll i en blandad verklighet (mixed reality) direkt på intranätet. Detta öppnar upp för en ny epok av smarta digitala arbetsplatser med tät integration mellan 3D och artificiell intelligens (AI).

Med SharePoint Spaces kan vanliga användare skapa och visa 3D-innehåll och 360-graders video direkt i webbläsaren. Användare kan även ta på sig på ett headset för att visualisera information och med stöd av handkontroller interagera med innehåll från flera vinklar. Nya möjligheter för medarbetare att interagera med objekt som kan vara för många, för stora eller för dynamiska för att uppleva i den verkliga världen eller i en tvådimensionell miljö blir nu tillgängligt direkt på intranätet.

Företag kan skapa fördjupade virtuella världar för visning av data och dokument direkt i SharePoint. Helt klart ett välkommet tillägg till den smarta digitala arbetsplatsen baserat på Microsoft 365.

Det finns just nu möjlighet att ansöka om tidig tillgång till SharePoint Spaces – Early Access Program

För mer information om SharePoint Spaces – https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2018/05/21/sharepoint-innovations-transform-content-collaboration-with-mixed-reality-and-ai/

 


Skandinaviens största event kring projektledning, ”Passion for Projects”, genomfördes nyligen på Svenska Mässan i Göteborg. Det handlar om passion, inte bara om passion för projekt utan även passion för förändring, utveckling och lösningar – det handlar om leverans av förändring och transformation…

 

Läs hela inlägget här:

https://www.netrelations.com/sv/inspiration/blogg/highlights-fran-passion-for-projects-2018/

 


SharePoint! När jag nämner detta ord är det med spänning jag inväntar reaktion… detta för att det finns starka känslor kring vilken upplevelse man har haft i samband med SharePoint. Reaktionen kan ha en närmast traumatisk återkoppling och andra reagerar euforiskt över tillfället att berätta om alla framgångssagor… varför har det blivit så och hur ser SharePoint ut idag?

SharePoint har en lång historia av att vara en ledande plattform för att bygga intranät och hantera företagsrelaterat innehåll. Enligt Nielsen Norman Group’s Top 10 intranets så är 70-80% av topp 10 intranäteten byggda på SharePoint. Det verkar dock inte lika vanligt att man skryter med det, nästan tvärt om och det händer att kunder frågar om man kan få det att se ut som något annat än ”SharePoint”.

Det klassiska (Classic) SharePoint lanserades redan 2002 och har genomgått flera upplyft genom åren. Eftersom det finns många olika lösningar av varierande kvalitet och flera olika versioner så är det nästan omöjligt att fullt förstå hur användare har mottagit lösningen. Microsoft behövde fatta ett beslut: översyn av den åldrande produkten, eller se SharePoint dö en långsam och smärtsam död. Resultatet fick vi se i fjol med införandet av den nya ”moderna” SharePoint upplevelsen (Modern).

På kort tid så har Microsoft lyckats koordinera flera parallella initiativ på flera olika nivåer och resultatet pratar för sig själv om man vill se efter. Några av de saker jag tycker sticker ut med detta nya tänkt kring SharePoint och Office 365:

  • Tilltalande sidor, listor och bibliotek – både för redaktörer och konsumenter av innehåll, påminner inte det alls om klassiska SharePoint
  • Responsivitet – Det är inte längre en fråga om sidorna fungerar på mobiltelefoner
  • Hastighet – Större del av koden körs på klienten, moderna webdelar och smartare indexeringsfunktioner
  • SharePoint Framework (SPfX) – Helt ny utvecklarupplevelse med nya moderna verktyg och process
  • Office 365 – bra integration till andra moduler (Outlook, Planner, Forms m.fl.) och nya grupper i Office 365 för att hantera användare och rättigheter
  • Hubbsidor – En platt struktur istället för mängder med undersidor, gemensamma funktioner och navigering
  • Flow – Automation och arbetsflöden som fungerar även utanför SharePoint, kan exporteras och utvecklas vidare som Azure Logic Apps
  • Teams – nytt samarbetssätt med allt som behövs i samma kontext
  • Agile/DevOps – nya kvalitetssäkrade funktioner snabbare, mer öppenhet och transparens

Enligt Gartner så är nu SharePoint rankad #1 på förmågan att exekvera innehållstjänster.

According to Gartner, “Content services platforms are the next stage of enterprise content management, representing a shift from self-contained systems and repositories to open services.” To truly deliver on the promise of content services, you must balance manageability with ease of use to unlock productivity gains around your critical business information.

Jag kan inte göra annat än att hålla med och hoppas att fler användare kan tänka sig ge SharePoint en ny chans. Kontakta gärna din favorit expert och boka in en demo på det nya moderna tänket kring SharePoint/Office365 och framtidens digitala arbetsplats.

:=)

 


I årets State of DevOps rapport så finns det med ett mycket intressant inlägg kring transformativt ledarskap (tranformational leadership). Bra ledarskap påverkar direkt teamets förmåga att leverera och detta bör ske genom agila och lean principer för maximal effekt.

Vad är då transformativt ledarskap?

Transformativt ledarskap är en modell där ledare inspirerar och motiverar anhängare för att uppnå högre prestanda genom att förankra sunda värderingar och målmedvetenhet, vilket underlättar omfattande organisationsförändringar. Dessa ledare uppmuntrar sina team att arbeta mot ett gemensamt mål genom sin vision, värderingar, kommunikation, exempel-inställning och deras uppenbara omsorg för sina efterföljares personliga behov.

Det som jag tycker är extra intressant med artikeln är just vilka karaktäristika egenskaper som effektiva ledare har för att genomföra transformeringar. Ledarna är ju mycket riktigt de som sätter tonen i organisationen och befäster önskade kulturella normer.

  • Vision. Har ett tydligt begrepp om var organisationen går och var den ska vara om fem år.
  • Inspirerande kommunikation. Kommunicerar på ett sätt som inspirerar och motiverar, även i en osäker eller föränderlig miljö.
  • Intellektuell stimulans. Utmaningar som följer efter att tänka på problem på nya sätt.
  • Stödjande ledarskap. Påvisar vård och hänsyn till efterföljarnas personliga behov och känslor.
  • Personligt erkännande. Säkerställer att mål och förbättringar av arbetskvaliteten uppnås. Ger personligen komplimanger till andra när de gör enastående arbete.

Men det är inte ledarens transformationsegenskaper som ensamt möjliggör transformeringen, utan det beror även på en lämplig arkitektur, god teknisk praxis, användning av agila/lean management principer. Bra ledare hjälper bygga högpresterande teams. Vidare så belyser artikeln en tydlig korrelation mellan transformationsledarskap och högpresterande teams. Analysen fann också att transformationsledarskapet är starkt korrelerat med Net Promoter Score (NPS).

State of DevOps har även andra bra artiklar, bland annat om Lean product management, så om du inte redan har hämtat hem rapporten så rekommenderar jag att hämta hem och läsa igenom… mycket nöje :)

 

 


Årligen så genomför PMI en global undersökning kring projekt-, program- och portföljhantering för att fånga stora trender inom projektledning. I år 2015 ligger fokus på kunskapshantering, riskhantering, agilitet och förmågan att mäta framgång.

Det finns mycket intressant i årets undersökning och PMI framhäver att ledande organisationer fokuserar på att utveckla en kultur och ett gemensamt mindset kring projekthantering. Tydliga strategier för kunskapsöverföring och projektprocesser som ligger i linje med organisationsstrategier är gemensamt för framgångsrika organisationer.

Se vad som skiljer högpresterande organisationer från övriga i PMI infographic nedan.

Taking a Pulse

Taking a Pulse

Att många av de frågade inte fullt ut förstår nyttan av projektledningsfunktionen ger ju en del förbättringspotential att jobba vidare med.

Så här skriver PMI kring projektledning och agilitet (Capturing the Value of Project Management Through Organizational Agility):

Project management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements. Agile allows teams to deliver projects piece by piece and make rapid adjustments as needed. Agile is not done in place of managing a project. Rather, it is frequently introduced as a way to speed up the phases of a project.

Smart organizations realize that using agile techniques, such as Scrum or DevOps, is not the only—or even the best—indicator of an organization’s speed or flexibility. In fact, the most agile organizations are more likely to use several different project management approaches, including agile/incremental/iterative project management practices (65 percent), Lean (55 percent), Waterfall (48 percent), and Extreme (37 percent).

Kanske är det just blandningen av projektprocesser och dålig kunskapshantering som leder till att många inte förstår nyttan med funktionen. Organisationer som lyckas blanda rätt mix av godbitar och med stor kunskap kring projekt är markant mer framgångsrika. Tydliga karaktärsdrag av Samarbete, Kommunikation och Flexibilitet leder till bättre projektresultat.

To become agile, organizations will need to make changes in how they work by establishing a framework around strategy, culture, leadership, people, and process.

För mer information och gratis nerladdning av rapporter och videos från Pulse of the Profession se http://www.pmi.org/pulse


En gång för länge länge sedan (som många sagor börjar) så fick två fotografer i uppdrag att ta klassfoton på alla klasser i en skola där elever skulle stå i längdordning från den kortaste till den längsta. Den första fotografen samlade in data från varje elev, sorterade efter ordning och bad sedan varje enskild elev ställa in sig efter ordningen. Den andra fotografen bad eleverna att själva ställa sig i ordning och litade fullt på att eleverna själva kunde lösa uppgiften. Gissa vilken fotograf som fick mest gjort, blev mest omtyckt och fångade de bästa bilderna?

Denna bildliga beskrivning är tyvärr inte så ovanlig som man gärna vill tro. Genom att ”våga” lita på människor så skapar man förtroende och trivsel.

Inom IT världen så förändras saker väldigt fort, vi är vana vid förändring i vår bransch. Vi behöver utvecklas konstant och vi drar snabbt nytta av nya tillskott. Som konsult så tar jag med mina erfarenheter och mitt anpassningsbara sinne in i olika organisationer där förändringsvanan kan variera en hel del. Vissa branscher är mer mogna och där är förändringar små och sällsynta, men i andra branscher kan kontinuerliga förändringar vara nyckeln till framgång. Vi ser ett allt mer växande behov av IT och fördelarna blir att större i takt med att IT blir mer moget.

Integration är något vi pratar om mycket inom IT branschen idag, det handlar om integration av applikationer, system och människorna. Hur vi söker och sprider kunskap och insikter hanteras idag till stor del av IT, vi behöver inte fysiskt röra på oss lika mycket tack vare IT tjänster. Industrialismen tillhör ett annat decennium och miljön mår bättre om vi inte behöver flyttas oss över hela staden, fram och tillbaka varje dag. Vi har fått fler valmöjligheter och kan anpassa vår vardag bättre idag, mycket tack vare IT.

Fördelarna med att väva in IT in i alla skikt av verksamheten börjar bli tydlig för våra ledare, men insikten och strategin för att nå fram till målen verkar vara grumligare. För lyckad IT-integration är det är centralt att ”våga” lita på människor och uppmana till förändringar.

Den åldrade föreställning att IT är något av en svartkonst som endast de invigda kan hantera är på väg att bli historia, som en bra historia som börjar med en gång för länge länge sedan…

 


Tittar man på ett historiskt perspektiv kring systemutveckling så ser man att det har hänt mycket kring antalet roller och verktyg som är involverade under hela livscykeln. Mängden kommunikationsvägar  har samtidigt ökat radikalt, det är betydligt fler specialister med i utvecklingsprojekten än tidigare och det blir därmed svårare att avläsa status då det behövs aggregeras data från fler källor än tidigare.

kommunikationsvägar systemutveckling alm

Det är kanske inte så ovanlig att specialister vill ha de bästa verktygen för just den specialiseringen man nischat in sig på, som exempel så vill ju gärna testproffs använda sig av Test Management verktyg och programmerare vill ju gärna ha effektiva källkodshanteringssystem. Börjar man lista dessa specialist system så blir det snart en gedigen lista och det är inte alltid så lätt att få dessa system att kommunicera med varandra utan manuell handpåläggning.

Det finns en formel för att räka ut hur många kommunikationsvägar som finns givet antalet kommunikatörer, formeln är n*(n-1)/2 och används ofta inom projektledning för att räkan på hur många kommunikationsvägar som måste hanteras. Som exempel så kan vi tänka att ett systemutvecklingsprojekt består av 10 personer så blir kommunikationsvägarna mellan dessa 10*9/2=45, alltså kan kommunikationen färdas på 45 olika vägar.

Denna formel går även att applicera på verktyg som systemutvecklare behöver använda för att bedriva effektiv systemutveckling. Om vi tänker oss att det finns 10 olika verktyg för systemutveckling (så som verktyg för programmering, källkodshantering, dokumentation, rapportering, krav, test, arkitektur, tidsrapportering, bygghantering och drifthantering) då blir även detta 45 olika vägar som information kan tänkas behöva flyta för att få effektivitet i flödet. Enligt min erfarenhet så är det inte så många organisationer som lägger samma vikt vid denna typ av kommunikationsvägar som i projekten, men det borde man för det minimerar waste (se Lean) och förbättrar kvalitet på resultatet. Detta argument är centralt i ALM (Application Lifcecycle Management) verktyg, där fokus är att länka samman alla verktyg och underlätta för hela systemutvecklingsflödet både mellan människor i sociala relationer och mellan verktyg och informationsflöden däremellan.

Är man ansvarig projektledare för ett större systemutvecklingsprojekt och får den vanliga frågan ”Hur går det?” så blir ju svaret ofta ett konsultsvar – Det beror på…
Det är ju så många olika saker som väger in och det är ofta svårt att få insikt om hur det faktiskt går vid en given tidpunkt och ibland kan det faktiskt vara så illa att man inte ens har möjligheten att införskaffa sig insikt då det är för många kommunikationsvägar som saknas eller inte är kompatibla.

 
Vi vill ju ofta arbeta mer agilt och i många kortare iterationer vilket är bra då man efter varje cykel kan avgöra om man behöver ändra riktning. För att denna process skall fungera optimalt så behöver även verktygen samspela effektivt över hela applikationen så det inte uppstår köbildning i någon instans där informationsflödet kan komma ur synk. Genom att samordna verktyg och processer för att aktivt hantera alla kommunikationsvägar över hela applikationslivscykeln så faciliteters även de sociala kommunikationsvägarna.


Det pratas en hel del om vikten av en aktiv systemförvaltning och det forskas en hel del kring just detta i Sverige idag. Det verkar dock som det är stora skillnader på hur man internationellt ser på system- och applikationsförvaltning gentemot de populära svenska modellerna som t. ex. pm3 (www.pm3.se).

Den stora internationella draken inom systemförvaltning heter ITIL (www.itil-officialsite.com) och är ett ramverk som har många godbitar, men har sitt ursprung av mer tekniska och infrastrukturrelaterade tankegångar. Bara att försöka översätta ordet systemförvaltning till engelska är ju svårt, ord som System/Application Management, Software Maintainance, och IT Governance känns inte som det matchar det svenska ordet vidare bra. De moderna förvaltningsmodeller som vi ser i Sverige idag är mer samspelade med verksamheten och är mer i linje med de agila tankegångarna från systemutvecklingsprojekt.

Systemförvaltning utgör runt 80 procent av den totala kostnaden över en applikationslivscykel.

 

applikationslivscykel

Jag har försökt visualisera detta genom att måla upp en Applikationslivscykel ovan med de tre vanliga huvudkomponenterna Ledning, Systemutveckling, Systemförvaltning baserat på ALM (Application Lifecycle Management).

Enligt Pareto principen (80-20 regeln) så skapar ju 20 procent av orsakerna 80 procent av verkan, vilket även verkar stämma in på applikationslivscykler. Svensk forskning visar att genom att ha en bra ordning på systemförvaltningen så kan man få 20-40 procent högre avkastning på investeringen, vilket är riktigt tunga argument att lyfta fram, inte minst mot systemutvecklingsprojekten så det produceras förvaltningsbara resultat.

Den kanske mest kritiska fasen i hela livscykeln är när det utvecklade resultatet skall omvandlas till nytta för verksamheten. Jag kallar detta område för överlämningsarenan på skissen ovan. Det är här som projektledaren byter namn till förvaltningsledare och systemutveckling går över till systemförvaltning. Även det idag så populär uttrycket DevOps har sin kärna i dessa trakter, när utveckling (Development) möter förvaltning och drift (Operations), sammanfogas till ett ord DevOps. Vissa organisationer inser att det minst kostsamma sättet att lösa en bugg är att låta den som skapade den även lösa den, så man låter utvecklare få följa med en bra bit in i förvaltning. Det är heller inte helt ovanligt att man driver nya uppdrag i förvaltningen, en så kallad aktiv förvaltning som även har budget för vidareutveckling för att möta framtiden på ett bra sätt.

Kunskapsöverföring över hela livscykeln är en springande punkt för mig, att säkerställa att transaktionstiden blir så kort som möjligt för utveckling, förvaltning och användare i form av konsumtion av dokumentation och insikt på bästa sätt över hela livscykeln. Det finns mycket att läsa från universitet runt om i landet och många forum och dialoger kring aktiv systemförvaltning. Jag tycker de svenska forskningen kring systemförvaltning är en förebild som andra mer internationella modeller borde kunna lära sig mycket från.


Varje gång man är ute och surfar så bemöts man av många olika val, en sida har många olika länkar som man kan välja att följa upp för att se vad som finns bakom den, lite som spelkort som ligger på blackjackbordet så funderar man på vad det kan tänkas finnas där bakom länken och om man får blackjack om det är rätt värde på andra sidan kortet.

Microsofts nya moderna gränssnitt ser direkt ut som kort som lockar med aggregerad data för att intressera mig för att klicka på just det kortet för att påbörja en ändlös resa med val av personligt lockande kort. Utvecklat under namnet Metro för att fungera i en stressad miljö med tydlig och lättnavigerad design för personer som är i farten.

Kanske är det så att kreativa designers och marknadsförare har insett att om man bygger upp en design kring kort så blir det lättare för våra hjärnor att fatta rätt beslut vilket kort vi skall vända på härnäst. Läste en bra artikel kring hur kort design är framtiden för webben – http://insideintercom.io/why-cards-are-the-future-of-the-web/.

För några dagar sedan var jag var och lunchade med en god vän som pratade varmt om en bok han nyligen läst – The Shallows: How the Internet Is Changing the Way We Think, Read and Remember (http://www.amazon.com/The-Shallows-Internet-Changing-Remember/dp/1848872275/). Några av kommentarerna för boken lyder:

  • Heavy use of Google has neurological consequences.
  • As we come to rely on computers to understand the world, it is our own intelligence that flattens into artificial intelligence.
  • Brain study show that reading is NOT a passive exercise. The reader becomes the book. Do you want to become your browser?

Om alla våra val blir simplifierade och aggregerade åt oss kan man ju verkligen undra vart vårt eget kritiska tänkande tar vägen. Hur kan man granska ett digitalt aggregerat urval i ett välbekant format av ett proffsigt designat kort? Jag tror nog det finns mycket mer att lära kring hur vi kan designa våra framtida kort till att inte uppmuntra oss att tänka kort (-siktigt).


Såg filmen ”Jobs” för några dagar sedan och reagerade på hans citat kring ”A system can only produce a system” som jag grubblat på nu några dagar. Det låter så självklart på något sätt, men ändå så har jag svårt att släppa orden från tanken.

Det blåser en hel del vindar kring agilitet och argumenten kring hur mycket bättre resultat vi får om vi ändrar våra metodologier regnar ner på oss. Resultaten pratar för sig själv och även om metoderna skiljer sig åt så levererar många team bättre resultat än tidigare.

Det pratas om att minimera onödigheter och göra endast det som är minimalt nödvändigt i sista stunden för att uppnå maximal effekt.  Toyota visade vägen med några grundläggande värderingar och sedan dess har många olika metoder och system argumenterat för nyttan med att vara agile.

Steve Jobs, Bill Gates och flera andra informationsidoler har gjort aktiva val att hoppa av skolan före uppnådd examen.  Vi har ju samma utbildningsmönster i vårt lärande sedan långt tillbaka,  är det i behov av en agilitetsrevolution för att vi skall förstå att kontrollfunktioner inte levererar bättre resultat? Precis som många agila metoder strävar efter att lita på människor så kanske utbildningsmetodiker borde sträva efter samma mål, kanske kan vi lära oss det minimala vi behöver i sista stund istället.  Behovet att kontrollera och validera om målen är nådda kanske hämmar kreativitet därmed  implicit även nyttan.

Det finns ju många skolor som lägger ut sitt material öppet på nätet för i princip vem som helst att komma åt kunskapen, men man får ju inte något diplom, betyg eller examen. Vad är viktigast, kunskap eller intyg på kunskap?

På något sätt så har informationsteknologin satt våra gamla system i obalans. Genom att ny teknologi erbjuder asynkronitet till systemen så behöver man inte lägre ta ett steg i taget utan man kan påbörja flera saker samtidigt på många olika nivåer. Vårt samhälle är till stor del byggt kring synkront tänk som exempelvis så går elever i skolan efter samma mönster även om de inte är på samma kunskapsnivå. Lagen om offentlig blockad (LOU, lagen om offentlig upphandling) gör det svårt att dra nytta av agilitet och iterativ nytta, då man kräver att man skall förutse vad man behöver istället för att arbeta med det man behöver mest just nu.

Eller så är det bara så att min överaktiva hjärna bara spelar mig ett spratt när jag tänker att vi borde kunna ändra saker och få parallell nytta och positiva synergier genom att våga anta utmaningen.

För att runda av denna bloggpost så refererar jag till ytterligare ett tänkvärt citat från Steve Jobs:

“Your time is limited, don’t waste it living someone else’s life. Don’t be trapped by dogma, which is living the result of other people’s thinking. Don’t let the noise of other opinions drown your own inner voice. And most important, have the courage to follow your heart and intuition, they somehow already know what you truly want to become. Everything else is secondary.”